【サークル幹事必見】安くて団体で泊まれる宿泊先の見つけ方！

はじめに

　大学生活においてサークル活動は欠かせないものです。そのサークル活動では合宿等もあり、大人数のサークルになればなるほど、その宿探しは大変になります。実際私もサークルの会長をしていたことがあり、合宿先を探したこともあります。そんな中で培った宿探しの方法を紹介していきたいと思います。

サークル合宿向きの宿泊先とは

ホテルか旅館か

　宿泊先の種類としては大きく分けて「ホテル」と「旅館」の2つあります。その中で「旅館」がサークル合宿に向いていると考えます。その理由としては、

１部屋に大人数で泊まれる（和室の場合）
大人数で集まれる場所を取りやすい（飲み会の時など）
場合によっては貸し切りなど、柔軟に対応してくれる可能性が高い

などがあげられます。ホテル（洋室）だと１部屋大体２人まで、多くても３人ぐらいのところがほとんどですが、和室だと４人程度から、多いと１０人以上が１部屋に泊まることができるので、合宿ならではの大人数で宿泊できる体験ができるという点で、旅館のほうがサークル合宿に向いていると言えるでしょう。また、大人数になればなるほど旅館を貸し切りにできたりもするので、ほかのお客さんのことを気にすることなく飲み会などを行えるといったメリットもあります（ただし小さめの旅館限定）。

旅館の設備について

　まず合宿でどのような活動をするのかによっても必要な旅館の設備は変わりますが、大体のサークル合宿で必要となってくるのは、

大浴場
大人数で飲み会等を開ける大広間（やそれに準ずる大きな部屋）

でしょう。それに加えてスポーツ系であればコートやグラウンドなどが近くにあるかどうか、勉強系であれば日中でも使える広めの勉強スペースなども考慮する必要があるでしょう。これらに関しては事前にネットでよく調べましょう。旅館の設備に関しては旅館のホームページに書いてあることがありますが、なかにはホームページにあまり記載がなかったり、そもそもホームページがなかったりするので、そのときは旅館に直接電話して聞くようにしましょう。

価格帯について

　価格帯としては安いところだと１泊４０００～５０００円程度で泊まることができます（素泊まり）。正直言って価格帯はサークルによって異なると思うので、先代の人たちがどのくらいの価格帯の旅館に泊まっていたかを聞いてそのくらいのところを探すのがいいでしょう。先代がいない新規のサークルだったり、先代がこのご時世で合宿ができておらず情報がないときなどは、とりあえず安いところにするのがいいかと思います（キラキラ系のサークルだったら別かもしれませんが）。

旅館の探し方・予約について

　多くの方が旅館を探すときはじゃらんや楽天トラベルなどの大手予約サイトを利用するかと思いますが、安い個人経営の旅館などはそこに情報が上がっていなかったり、大人数の予約ができない場合があります。ですので基本的にはネット検索で探し、電話で予約した方がいいです。ただやみくもに検索してもなかなか出てこないので、ここでは見つけやすい方法をご紹介します。

ホテル協会・観光協会のホームページから探せ！

　大体どこの観光地にもホテル協会というのがあり、大体の旅館等はそれに所属しています。ですので、泊まりたいエリアのホテル協会のホームページを見ると、大体旅館の一覧があります。そこにはホテルや旅館の情報や、ホームページのリンク、電話番号等が記載されているのでそれを参考にするのがいいでしょう。

　例えば金沢市であれば金沢市観光協会のサイトや石川県旅館ホテル組合のサイトに旅館一覧があります。そこから自分たちのサークル合宿に向いている旅館を探すといいでしょう。

電話で聞く時の注意点

　電話で問い合わせる際に注意すべきことは、まず合宿に参加する人数や男女比を大まかでいいから把握しておくことです。できれば正確に把握したうえで問い合わせた方がいいですが、キャンセル等もあるのでなかなか厳しいでしょう。ですが大体は把握しておかないと、特に大人数の場合は旅館に人が入りきるかがわからなくなってしまうので、確認しておきましょう。そこの段取りについてはのちに紹介します。

　聞くこととしてはまとめると以下のようになります。

料金（場所によっては団体料金で安くなることもある）
ドライヤーやタオルといったアメニティ（安いプランだとない可能性がある）
宴会場があるか
チェックイン・チェックアウト時刻

料金については団体だと予算に応じて変更してくれたり、団体料金で通常よりも安くなったりする場合がありますので、しっかりと聞いておきましょう。チェックイン時刻については、早めに荷物だけでも預けられるところだと手ぶらで活動ができるので、交渉するといいでしょう。

旅館の立地について

　どのような交通手段を用いるかによりますが、旅館の立地は非常に大切です。例えば車での移動がメインなのであれば、比較的駅などから遠い場所でも気軽にいくことができます。しかしながら電車などの公共交通機関を利用するのであれば、なるべく駅近な方がいいです。これは、重たい荷物をもって長い距離歩くのはもちろん、バスでの移動も不便なためです。また、できれば新幹線停車駅などのターミナル駅の近くがいいでしょう。現地集合の際はその方が集合しやすく、すぐに荷物を預けに行くことができるからです。

　また宴会をするにあたってお酒を調達する必要がありますが、できれば２４時間営業しているコンビニがすぐ近くにある旅館がいいです。スーパーでも構いませんが、夜中にお酒を買い足す必要が出てくることが多々あるので、できれば夜中でもやっているところ（コンビニなど）がいいでしょう。

サークル合宿をするにあたっての流れ

　サークル合宿を行う際は２か月くらい前から準備を行うのがいいでしょう。なぜなら早めに言っておくことで、参加する人が予定を開けやすくなったり、旅館が空いていたりするからです。

まず旅館を探そう

　さきほど紹介した方法でまず旅館を探します。ここではまだ問い合わせなくてもいいです。代わりにいくつか（できれば３つ以上）候補を見つけておきます。

大体の予算をまとめて参加者を募集しよう

　宿泊先の候補が見つかったら、大体の予算をまとめて参加者を集います。この時の予算は少し多めに言っておいた方が、後々金額が高額になって辞退者が出ることを防ぐことができます。

旅館に問い合わせて宿泊先を決める

　参加人数と男女比がわかったら、候補としていた宿泊先に問い合わせるなどして、自分たちのサークル合宿に必要な設備があるか、どこが一番安いかなどを比較したうえで宿泊先を決めます。この際、旅館側にはいったん検討させていただきますといった感じで問い合わせ、できれば問い合わせた当日にはどこにするかを決めて、決定先に正式に予約するのがいいでしょう。その際に正確な宿泊料金（税金込）をしっかり聞きましょう。そして決まったら参加者にその額を伝えます。また、アメニティなどの情報も伝えると参加者は非常に助かりますので、しっかりと問い合わせるのがいいです。

　また人数が変動しそうな際は、いつまでに正確な人数を伝えればいいかしっかりと確認しましょう。場合によってはキャンセル料などが発生する可能性もありますので、しっかりと確認した方がいいです。

合宿の活動計画を立てる

　これはサークルによって様々ですのであまり詳しいことは言えませんが、これ次第ではチェックイン時間などが変わるので、しっかりと予定を立てましょう。ある程度時間に余裕を持たせた方がいいです（団体行動は遅くなりがちなため）。

集金する

　参加費を徴収しましょう。サークルの銀行口座があればそちらに振り込んでもらうか、もしなければ自分の口座に振り込んでもらうようにしましょう。当日現金払いでもいいですが、忘れたりする人もいると思いますので、できれば事前に回収しておくのがいいかと思います。

前日などに改めて集合場所等のアナウンスをする

　勘違いしている人もいるかと思いますので、集合場所等を確認しましょう。集合場所はできるだけわかりやすい場所にしておくといいです。事前には大まかな場所だけ（例えば○○駅集合など）伝えておいて、詳しい場所は当日の集合時間３０分前などに実際に現地に行ってから、わかりやすい場所を探して決めるのもいいでしょう。